Los hoteles reciben una gran cantidad de clientes cada día. Si bien existen programas para gestionar los procedimientos administrativos de las empresas de alojamiento, no son 100% confiables.
Numerosos problemas externos, como inconvenientes con el ordenador, software o programa, nos puede dejar sin la base de clientes. Lo que sería catastrófico, en términos gerenciales, para el hotel. Especialmente en tiempos de digitalización e Internet.
Las fichas informativas, a simple vista, son herramientas de estudio e investigación. Pero, si las usas de forma inteligente, puedes introducirla a tu hotel para anotar, almacenar y conservar la información de tus clientes.
Lamentablemente, han quedado apartados con el paso del tiempo. Pero no las olvidamos. Todo lo contrario, queremos reivindicarlas. Y por eso, en esta publicación, hablaremos de las fichas para administrar los clientes de hotel.
Fichas para administrar los clientes de hotel
Las fichas informativas, o fichas bibliográficas, son herramientas de estudio e investigación utilizados para anotar información que necesitarás consultar más adelante.
Se crean sobre un pedazo de papel, o cartulina en blanco, agregando datos concisos y relevantes para las personas sobre un determinado tema, como el nombre de los autores de un libro, la página donde encontraste un concepto específico o el resumen de un texto.
Su función es clasificar y catalogar la información. Es una gran herramienta de estudio, puesto que ayuda a los estudiantes a recuperar ideas, organizar el material de estudios y resumir las ideas principales de un libro, documento o revista.
Con el tiempo han evolucionado, dejando en el pasado a los materiales convencionales, como el papel. Ahora son instrumentos digitales al alcance de los dispositivos móviles y ordenadores.
Es bueno saber qué es una ficha informativa, ¿pero cómo pueden ayudar a en los hoteles? De muchas maneras. Veamos punto por punto su importancia en las empresas de alojamiento.
Agrupar información
Cuando un cliente desea alojarse en el hotel, tiene que suministrar múltiples datos. Por ejemplo, el nombre, apellido, documento de identidad, pasaporte, entre otros.
Una manera sencilla de agrupar toda la información que proviene de diferentes clientes es usando una ficha informativa donde se añadan los datos, se agrupen y clasifiquen en un fichero para que todos los trabajadores tengan acceso a esa información y así realicen los procesos administrativos correspondientes a largo plazo.
Lo bueno de las fichas administrativas es que son flexibles y pueden añadir la información que las personas consideren relevante. Eso sí, tiene que ser concisa, no demasiado larga, de modo que los trabajadores no tengan que indagar demasiado para encontrar el contenido deseado.
Orden y clasificación
El orden es vital. Si no tenemos un sistema fuerte y eficiente donde agrupar la información, nos enfrentamos a dificultades administrativas a largo plazo. Con un fichero, la claridad y organización están aseguradas, de modo que cada que vez que los trabajadores necesiten consultar la información de los clientes, solo tengan que buscar unos segundos y dar con ellos.
Transcripción
Es cierto que la mayoría de los hoteles cuentan con sistemas de gestión electrónicos. Sin embargo, los ordenadores son inflexibles y obligan a los trabajadores a permanecer en sus asientos para anotar los datos de los clientes.
Con una ficha de para administrar los clientes de hotel, los trabajadores pueden desplazarse con el pedazo de papel o cartulina por todas las instalaciones y copiar la información de los clientes con el objetivo de, más adelante, migrarlo al sistema.
Lo anterior implica un aumento del rendimiento, ahorro de tiempo y método innovador para administrar la entrada, permanencia y salida de los clientes en los hoteles.